100 locaties, 100 bankpassen, 1000 transacties per maand: een nachtmerrie voor de boekhouders? Welnee!
Sturen jouw locatiemanagers ook maandelijks een Excel-overzicht van alle financiële transacties naar de financiële administratie? Uiteraard moet bij elke transactie de kostensoort handmatig worden toegekend. En laat me raden: de managers doen dat per e-mail, in losse Excelbestanden, voorzien van macro's. Anders kunnen de transacties immers niet doorgezet worden naar het financiële pakket. En doordat sommige managers bij het invullen van het Excelbestand 'per ongeluk' de layout van het werkblad een beetje aanpassen faalt de macro geregeld. Met alle frustraties van dien... Herkenbaar?
Dit alles schreeuwt natuurlijk om een eenvoudiger en betrouwbaarder aanpak, het liefst volledig geautomatiseerd.
Een kinderopvangorganisatie daagde ons uit om de verantwoording van uitgaven sneller, eenvoudiger en inzichtelijker te maken. Er moest een oplossing komen om 1000 maandelijkse transacties, afkomstig van 100 verschillende locaties snel, rechtsreeks en foutloos op de juiste grootboekrekening te krijgen. Een uitdaging waar we graag onze tanden in gezet hebben. We zijn meteen op zoek gegaan naar een manier om Excel helemaal te elimineren uit het proces.
Het beleid van de kinderopvangorganisatie was er al op gericht om uitgaven van locaties alleen nog maar met pin te verrichten. Alle transacties waren dus al rechtsreeks zichtbaar op de bankafschriften. Een mooi uitgangspunt. Uitgaven konden na het inlezen in Afas Profit direct geboekt worden op een tussenrekening. Tijd voor de volgende fase in het automatiseringsproces.
Wij vonden de oplossing in het opzetten van een nieuwe webapplicatie die alle transacties op de tussenrekening ontsluit voor de locatiemanager. De manager hoeft in de nieuwe situatie alleen nog de juiste kostensoort per transactie te selecteren. De applicatie zet de transacties vervolgens automatisch door naar Afas Profit. Resultaat: Excel is geëlimineerd en het proces is geautomatiseerd.
Inmiddels draaien vier kinderopvangorganisaties naar volle tevredenheid met deze oplossing.
Meer weten? Of heb je een vergelijkbare vraag? Neem contact met ons op!